日本の大学入試プロセスを世界標準へ導くThe Admissions Office(TAO)セミナーレポート~加速する国際化に対応する早稲田大学の事例

日本の大学入試プロセスを世界標準へ導くThe Admissions Office(TAO)セミナーレポート~加速する国際化に対応する早稲田大学の事例

7月11日、世界標準入試システム「The Admissions Office」(以下、TAO:タオ)を紹介するオンラインセミナー(主催 株式会社アドミッションオフィス)が開催された。

セミナーは「入試を世界標準化する大学が増えるこれだけの理由」と題され、大学入試プロセスの世界と日本の状況比較や、芝浦工業大学と早稲田大学のTAO導入事例が説明された。

TAO導入事例では、2大学の入試担当者から、導入を決定した背景や、実際得られた効果やメリット、今後の課題などが紹介された。

当レポートは、前編と後編に分けて、2大学の事例紹介を中心にお届けしたい。

後編となる今回では、早稲田大学のTAO導入事例を紹介したい。

世界と日本の大学入試プロセスとTAO

まず、早稲田大学の事例紹介の前に、世界と日本の大学入試プロセスとTAOの概要について簡単に説明したい。

世界の大学の入試プロセスは、願書提出、選考書類の提出、合格発表など、関連手続きは全面的にオンライン化され、Webフォームで一括管理できるのが一般的である。
例えば、オンライン出願システムが整備されているアメリカでは、「Common Application」(Common App)という、大学入試オンライン出願システムがあり、現在アメリカの500以上の大学で採用され、広く普及している。

その反面、日本の大学入試プロセスは、大学・学部ごとに定められて細分化しており、書面郵送が必要とされることも多く、手続きが煩雑だ。
統一的な規格なども整備されていないため、世界の標準的な入試プロセスと比較すると日本は“ガラパゴス型”な入試プロセスになっている。

この特殊な入試プロセスは、国内の志願者はもとより、オンライン化された入試プロセスに慣れている海外の志願者にとって複雑に映り、海外の志願者が日本に留学したいと思っても、入試プロセスがわかりづらいため断念する、といった機会損失につながっている。

TAOは、この日本の特殊な入試プロセスからの脱却を目指すために開発されたWeb入試出願コンソーシアムであり、国内・海外問わず志願者がWebサイト上の1つのフォームから、複数の大学に出願できる仕様になっている。

日本語・英語対応で、大学独自の募集フォーム作成機能やCSVインポート/エクスポート機能も備える。
募集フォームは、海外志願者からの募集だけではなく、日本国内志願者のAO入試や多面的・総合的評価型入試など、さまざまな入試方式に対応するよう可変できる。
複数の入試方式を同時に実施している大学の実状に即した運用が可能だ。

現在、TAO導入校は、芝浦工業大学、早稲田大学、京都先端科学大学、総合研究大学院大学の4大学ある。

早稲田大学のTAO導入事例

前編の芝浦工業大学に続いて、早稲田大学 社会科学総合学術院 荒木悠太氏から、早稲田大学でのTAO導入事例が紹介された。

早稲田大学 社会科学総合学術院 荒木悠太氏

TAO導入の背景・課題①~加速する国際化

早稲田大学は、2032年までに外国人留学生数を1万人にする目標を掲げており、2018年5月1日付の日本学生支援機構の調査(※1)によると、留学生数は5,412人と日本国内の全大学で第1位(※2)。留学生の出身国・地域数は111カ国・地域にも上る。

また、早稲田大学の全13学部のうち6学部(政治経済学部、社会学部、文化構想学部、基幹理工学部、先進理工学部、創造理工学部)では、日本語授業に加えて、英語授業によって学位が取得できる「英語プログラム」が設けられている。
そして国際教養学部においては、日本語ではなく、原則英語のみで授業が実施されており、海外学生の受け入れ体制を大学全体で整備・推進している。

9月入学AO入試「英語プログラム」の出願動向

この「英語プログラム」の出願者数だが、例として9月入学AO入試が紹介され、2014年度では806名だったのが、2019年度には1,693名と、5年で2倍以上に増加した。
学部によって募集定員の総数を増やしたことも影響しているが、海外からの志願者数は年々増加している。

このような国際化が加速する状況では、書面郵送を志願者に負担してもらう、国内入試の従来型運用を海外向けに展開し続けることは、限界を迎えつつあった。

TAO導入の背景・課題②~学部・研究科ごとに細分化された入試プロセス

早稲田大学の場合、入試方式の検討には、各学部・各研究科が強い裁量権を持ち、出願システムやどういった出願書類を揃えるのか、といった細部の事項まで学部・研究科単位で決定していた。
結果、学部・研究科ごとに細分化された入試プロセスになっていた。

例えば、同じ書類の提出要件に関して、A学部では「厳封していないとならない」、B学部では「先生のサインがあればコピーでも構わない」と、定められるルールが学部・研究科ごとでバラバラな状況に。
入試プロセスが複雑になっていたため、志願者はもちろん海外現地校、国内外のインターナショナルスクールのカウンセラー(高校側の大学受験関係者)の負担になってしまっていた。

一般的に、志願者は毎年人が新しく入れ替わるため、志願者向けに今年リソースを割いて出願募集活動を行ったところで、必ずしも来年また同じ志願者数の獲得へとつなげられるわけではない。
継続的に一定数の志願者を獲得するには、高校のカウンセラーへの周知・サポートに注力することが、大学側の入試担当者として重要なタスクになる。

しかし、現状の学部・研究科ごとに細分化された入試プロセスでは、カウンセラーにかかる負担が大きく、早稲田大学への出願を後回しにされてしまう原因になっていた。

上記のような背景と課題があったため、2020年度には、国際教養学部のAO入試(国内選考・国外選考)、社会科学部のTAISI Admission(英語学位プログラムAO入試)、大学院国際コミュニケーション研究科のAOなど各種入試で、TAOを導入することになり、次年度以降、他学部の募集での利用も検討されている。

TAO導入の決め手とは

早稲田大学が、複数のオンライン出願システムを比較・検討した上で、最終的にTAO導入を決定した理由に、「機能要件の充足」と「料金体系」を挙げた。

機能要件の充足

早稲田大学では、前述のように、学部・研究科ごとに細分化された入試プロセスになっていたため、大学独自で新規のオンライン出願システムを開発しようにも、学部・研究科ごとに個別対応したシステムを作る必要がありコストが増大してしまう問題があった。

この問題にはTAOの柔軟に可変できる募集フォーム作成機能で、複数フォームを作成することで対応できる。そして、TAOには推薦状や合否発表機能など、入試固有の機能もデフォルトで備わる。

また、前編で紹介した芝浦工業大学ですでに2017年度から運用している実績もあり、TAOなら十分に機能要件が充足している、と早稲田大学では判断した。

細分化された入試プロセスに対応しやすい料金体系

TAOの料金体系は、導入時の初期費用、年度ごとにかかるシステム使用料が大学単位で課金され、学部・研究科単位の追加課金はない。
初期費用と年間システム料以外は、出願件数1件につきかかる手数料のみで、学部・研究科単位で入試プロセスが細分化されていた早稲田大学にとっては、魅力的な料金体系であった。

そして、学部・研究科単位の追加課金がないことは、学部・研究科の段階的導入も非常に進めやすく、その点もTAO導入決定に強く影響した。

TAO導入で見込まれる改善点

TAO導入で見込まれる改善点としては、3つ紹介された。

多様な志願者の獲得

TAOは世界標準型のオンライン出願を可能にするため、海外の志願者に出願を躊躇させず、多くの志願者獲得につなげられる。また、紙ベースからの脱却は、各国・各校のカウンセラーの期待に応えることにもつながる。

各種業務コストの削減

紙ベースの管理でかかっている印刷や郵送のコストの削減はもちろん、業務コストの低減、とくにシステム部門担当者の負荷軽減によるメリットは大きいと考えられる。

入試担当者のみで募集フォームの作成・更新が可能なので、基本的に実運用段階になれば、システム部門担当者が保守や運用で対応する必要がほぼなくなり、大幅な業務コスト削減効果が見込める。

クイックなPDCAサイクル実現と学内全体のノウハウ共有

入試担当者のみで募集フォームの作成・更新ができるということは、学部・研究科、入試方式単位で手早くPDCAを回して改善できるということになる。

しかもTAOは、一旦作成した募集フォームを他の学部・研究科へコピーして渡せるので、スピーディーな横展開ができる。
現状は、一部学部・研究科の段階的な導入であるが、学内でのノウハウ共有が簡便なため、早稲田大学全体の入試プロセス改善へ確実につながっていくと考えられる。

TAO導入後に想定される課題

現状のTAOのシステムには、受験者の評価・選考を行う機能は実装されていない。そのため、早稲田大学としては、選考に関する情報管理は、TAOのシステム外で行い、合否データを後からTAOのシステムへ反映させるフローにした。
加えて、そもそも選考ノウハウは機密性や独自性の高い情報でもあるため、選考に関する情報までTAOのシステム上で一元管理するのは避け、別のシステムとの併用が適切と判断。
当面、TAOでは志願者と大学とのコミュニケーション情報の管理を中心に行っていく考えを示した。

荒木氏は「TAOには、今後も多くの大学で導入され、各大学の入試プロセスにおける共通課題を洗いだし、機能改善を重ねながら複数大学への併願がより容易になるオンライン出願システムに発展することを期待したい」と語った。

TAO、将来は「日本のCommon Application」に

以上、TAOオンラインセミナー「入試を世界標準化する大学が増えるこれだけの理由」の模様をお届けした。

TAO導入事例として紹介された芝浦工業大学と早稲田大学は、それぞれ入試プロセスに特色があり、抱えている課題にも違いはあったが、どちらの大学もTAO導入によるメリットは大きかったようだ。

とくに、各種業務コストの大幅削減、柔軟に可変できる募集フォーム作成機能、安価な料金体系については、両大学共通してTAOのメリットとして紹介された。

一方、TAOによるオンライン出願は始まったばかりであり、今後、導入大学が増え、運用が進むにつれ、さまざまな課題が見えてくるだろう。

株式会社アドミッションオフィス 取締役 石川成樹氏

各大学からの事例紹介の後、今回のセミナーを主催した株式会社アドミッションオフィスの石川成樹氏から、「TAOは、今後も導入いただいた大学からのフィードバックを受け機能改善をしていきます。ゆくゆくは日本だけではなくアジアも含めた多くの大学で利用され、“日本のCommon Application”と呼ばれるようなオンライン出願システムになるよう、規模を拡大させていく所存です」と今後の展望を語り、セミナーは幕を閉じた。

今回はTAOに関するレポートをお送りしたが、今後も日本の大学のオンライン出願システムの動向には注目していきたい。

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